Foire aux questions (F.A.Q.)

En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez déposer les fiches de postes en format PDF de vos agents dans EMC2 via votre profil Supérieur Hiérarchique Direct à l'onglet "Fiche de poste" et la 2ème icône "Ajouter une fiche PDF".

Tout est indiqué en détail dans les ressources (guide utilisateur EMC2 - Supérieur hiérarchique direct + capsule n°5 Déposer une fiche de poste pour un collaborateur) pour effectuer cette action.

·  Capsule n°5 : (SHD) Déposer une fiche de poste pour un collaborateur sur EMC2

Ressources accessibles depuis la page intranet : https://www.univ-amu.fr/fr/intramu/campagne-entretien-professionnel-individuel-epi-biatss

Cas des agents en service partagé sur plusieurs affectations :

En cas de multi affectations, le supérieur hiérarchique direct correspondant à l’affectation principale (hiérarchique) réalise l’entretien professionnel en ayant pris au préalable et en dehors de l'outil EMC2) l’attache du ou des supérieur(s) hiérarchique(s) direct(s) de l’affectation secondaire (fonctionnelle).

Par exemple : Un agent affecté hiérarchiquement en laboratoire mais exerçant une partie de ses missions dans une composante, la procédure est la suivante :

Affectation hiérarchique/principale : Laboratoire à 100%

Affectations fonctionnelles/secondaires : Laboratoire 50% et Composante 50%

C'est le supérieur hiérarchique direct (SHD) du laboratoire qui fera passer l'entretien EPI, rédigera le compte-rendu et le validera en ayant concerté au préalable le supérieur hiérarchique direct (SHD) de la composante.

Il est possible dans l'outil EMC2 de donner un droit de consultation du compte-rendu EPI au SHD de la composante.

Merci de faire remonter ces cas à la DRH pour prise en compte à l'adresse suivante : drh-epi@univ-amu.fr

Pour consulter la liste de vos agents, il faut sélectionner le profil Supérieur hiérarchique direct en cliquant sur votre nom en haut à droite (par défaut vous êtes sur votre page agent et toutes les données qui vous concernent en tant qu’agent).

Pour faciliter votre prise en main de l’outil EMC2, je vous invite à consulter les ressources disponibles sur la page intranet : https://www.univ-amu.fr/fr/intramu/campagne-entretien-professionnel-individuel-epi-biatss à la rubrique Liens utiles à droite de la page, et notamment le guide utilisateurs à destination des supérieurs hiérarchiques directs ainsi que les capsules vidéo.

·  Capsule n°4 : (SHD) Consulter la liste de mes agents concernés par l’EPI

·  Capsule n°5 : (SHD) Déposer une fiche de poste pour un collaborateur sur EMC2

·  Capsule n°6 : (SHD) Convoquer, rédiger et valider les entretiens

Guide utilisateur Supérieur hiérarchique direct 

Pour les agents ayant effectués une mobilité en cours de période d’observation de l’EPI (01/09/23 -> 31/08/24), c’est le N+1 actuel (celui qui fixe les objectifs pour l’année à venir) qui est le N+1 principal. Néanmoins, il est possible de saisir dans EMC2 l’ancien responsable hiérarchique comme N+1 secondaire.

Mais seul le N+1 actuel/principal doit convoquer l’agent, lui faire passer son entretien EPI, rédiger et valider les comptes-rendus EPI dans EMC2.

Attention, la réglementation précise bien qu’un seul responsable hiérarchique doit faire passer l’EPI. L’entretien est un moment d’échanges entre seulement l’agent et son responsable hiérarchique.

Pour ce faire le N+1 actuel/principal doit prendre attache auprès du N+1 précédent/secondaire sur la réalisation des objectifs sur l’année écoulée.

le N+1 actuel/principal les retranscrira lors de l’entretien EPI et sur les comptes-rendus EPI.

Le N+1 précédent/secondaire pourra seulement consulter l’EPI de l’agent dans EMC2.

L’entretien professionnel constitue également une obligation pour l’agent : l’évaluation entre dans les prérogatives du supérieur hiérarchique direct comme composante de son pouvoir hiérarchique.

 
Si un agent refuse de participer à l’entretien professionnel, il conviendra, dans un premier temps de l’informer des conséquences que peut avoir un refus au regard de l’exercice annuel d’évaluation.

En effet, cet exercice sera alors effectué de façon unilatérale par le supérieur hiérarchique direct, l’administration pouvant invoquer des circonstances exceptionnelles (le refus de l’agent de se rendre à l’entretien), afin de justifier, au regard de la régularité de la procédure, l’absence d’entretien et donc d’échanges entre l’agent et le supérieur hiérarchique direct. Le refus de l’agent de participer à l’exercice devra être consigné dans le compte-rendu, qui, nonobstant l’absence d’entretien, demeure le support de l’évaluation annuelle. L’agent se prive ainsi de toute possibilité de dialogue avec son supérieur hiérarchique direct et ne peut pas faire valoir son point de vue.

Par ailleurs, en refusant son évaluation prévue par le décret n°2010-888 du 28 juillet 2010, l’agent se place sur le terrain du manquement à l’obligation d’obéissance hiérarchique. En d’autres termes, l’agent peut s’exposer au risque d’une sanction disciplinaire.

Enfin, il rend impossible l’appréciation de sa valeur professionnelle et donc l’évolution de son régime indemnitaire et de ses propositions d’avancement au choix.

En cas de refus de l’agent d’effectuer son entretien professionnel, il faudra le mentionner dans le formulaire CREP dans EMC2 et effectuer l’exercice de manière unilatérale. Le circuit de validation s’arrêtera à la validation de l’autorité hiérarchique.

L’entretien annuel est un temps privilégié entre l’agent et son responsable hiérarchique direct qui
vise à faire le point sur les compétences professionnelles de l’agent. Dès lors, afin de ne pas nuire à la fluidité
des échanges, il est préconisé de ne pas recourir à l’enregistrement d’un tel entretien.
En tout état de cause, l’enregistrement d’un entretien par l’un des participants n’est possible que sous réserve
que l’objectif de l’enregistrement soit clairement exposé, que l’ensemble des membres présents en aient été
préalablement informés et y consentent. En outre, les enregistrements n’ont vocation à être utilisés que pour
l’établissement du compte-rendu et doivent être supprimés l’issue de sa validation par l’ensemble des parties.

Si le N+2 possède bien le profil de "Responsable de structure" dans l'outil EMC2, celui-ci pourra consulter :

- la fiche de poste, à partir du moment où elle est dans l’outil

- L'EPI de l'agent, à partir du moment où celui-ci est validé par le supérieur hiérarchique direct

Dans un premier temps, il est conseillé de dialoguer avec son supérieur hiérarchique direct. L’agent peut refuser de signer son entretien si le désaccord persiste. A ce moment, l’agent le signale à son N+1 par email afin que ce dernier le mentionne sur la version papier du CREP. Il est donc indispensable dans ce cas que le supérieur hiérarchique direct imprime la version papier du CREP et du CREF.

Toutefois, le fait de signer son CREP ne signifie pas pour l'agent qu'il est d’accord avec son contenu. Il est possible pour l'agent d’apporter ses commentaires dans l’espace dédié (observations). Le fait de viser son CREP fait surtout courir les délais légaux pour les recours.

Ils auront toujours accès à leurs CREP finalisés (Etape4/4).

Non, il n’existe aucune interaction entre EMC2 et SIHAM concernant la remontée des EPI. Par contre, au niveau des données administratives, EMC2 a bien été alimenté par SIHAM.

Non, l’entretien professionnel est individuel. Il consiste dans un face à face avec le seul supérieur hiérarchique direct. En revanche, avant d'entreprendre les entretiens de ses agents, le N+1 pourra juger opportun d'échanger avec des collègues chefs d'équipe, sa propre hiérarchie, sa direction ou son autorité hiérarchique.

Oui, l’entretien professionnel est l’occasion d'échanger avec l'agent sur les activités qui lui sont confiées et d’actualiser ainsi sa fiche de poste.

Cette actualisation se fera à partir du document WORD ou PDF de la fiche de poste de l’agent. Le supérieur hiérarchique direct devra venir ajouter dans EMC2 cette nouvelle fiche de poste WORD ou PDF en ayant historisé la précédente au préalable.

Après s’être assuré que les visas sont bien tous recueillis, il est recommandé de télécharger l’entretien professionnel au format PDF depuis EMC2. Seul le CREP finalisé (étape4/4) disposera de l’ensemble des validations nécessaires.

Il est indispensable d’ajouter la fiche de poste dans EMC2 avant l’entretien professionnel. Le Supérieur Hiérarchique Direct doit rattacher la fiche de poste au niveau de l'agent dans l’onglet « Fiche de poste ». A terme, cette fiche de poste pourra être créée ou actualisée directement dans EMC2, en fonction de l’évolution de l’organisation du service et des missions de l'agent. Elle doit donc faire l’objet d’un échange entre le supérieur hiérarchique direct et l’agent lors de l'entretien.

Pour ajouter une fiche de poste PDF pour un agent dans EMC2, merci de consulter le guide utilisateur – Supérieur Hiérarchique Direct et la capsule n°5 disponibles sur https://www.univ-amu.fr/fr/intramu/campagne-entretien-professionnel-individuel-epi-biatss

Si le N+1 est absent, c'est au N+2 d'assurer l'entretien (Cf.pg6 de la circulaire du 23 avril 2012 relative aux modalités d'application du décret n°2010-888+CE, 6 déc. 2006, n°287453).

Merci d’en informer la DRH dans les meilleurs délais à l’adresse : drh-epi@univ-amu.fr

Suite au déploiement de la dématérialisation des EPI dans l'application EMC2, je dois en tant que supérieur hiérarchique direct et/ou responsable de structure :

Valider les éléments RH affichés pour ma structure :

§  Liste des agents de votre structure

§  Les informations de carrière et notamment les affectations

§  Valider les supérieurs hiérarchiques directs et les autorités hiérarchiques

§  Optionnel : Les descriptions de ma structure et de ses sous-structures : utile pour la communication RH autour de la structure (recrutement, GPEEC, pilotage…) + serviront à l’alimentation des futures fiches de postes EMC2

§  Préparer les FICHES DE POSTE DES AGENTS (en WORD ou PDF) de ma structure pour pouvoir les intégrer dans l’outil EMC2.

Faire remonter toute erreur constatée par les canaux d’assistance :

§  Problème métier, processus : drh-epi@univ-amu.fr

§  Problème technique, merci de faire un ticket : Helpdesk/EMC2 

Dérouler le processus :

§  Programmer les entretiens de vos collaborateurs,

§  Compléter les formulaires

§  CREP : Compte-Rendu d’Entretien Professionnel

§  CREF : Compte-Rendu d’Entretien Formation 

§  Utiliser le circuit de validation dématérialisé des EPI.

La saisie des comptes-rendus EPI n’est possible pour l’agent qu'à partir de l'acceptation de la convocation envoyée par le responsable hiérarchique direct et ce jusqu’à la veille de l'entretien EPI.

L'outil EMC2 ne reprend pas l'exhaustivité de la carrière des agents et se limite aux 5/6 dernières années.

Les affectations quant à elles, démarrent au 01/01/2020 date de bascule sur le nouvel SIRH SIHAM (auparavant les postes et intitulés de poste n'étaient pas gérés).

Néanmoins, vous pouvez retrouver votre carrière complète sur votre portail RH / dossier agent (onglet "Ma carrière") disponible depuis l'ENT.

Il est fortement recommandé aux agents de préparer leur entretien professionnel. C’est l’occasion de faire le point sur ses objectifs, ses besoins en formation et sur son projet professionnel.

Pour ce faire, l’agent peut se baser sur son CREP de l’année précédente afin de se remémorer les objectifs, le projet professionnel et les formations.

Il est également possible d’imprimer une version vierge du CREP depuis EMC2 (aide/documentation) pour visualiser les différentes rubriques à évoquer lors de l’entretien.

Il s’agit de la date d’entrée dans le poste sur lequel vous êtes positionné actuellement et ce peu importe le grade que vous occupez.

Pour rappel, les contractuels sont également concernés par l'EPI.